In der Phase Null bereiten sich die Verwaltungen auf die Ausschreibung und Vergabe des IDEKs vor und führen diese durch. Neben der teaminternen Organisation ist es wichtig, sich mit allen beteiligten Akteuren zu den übergeordneten Zielen und Mehrwerten des IDEKs zu verständigen. Es werden verwaltungsinterne Projekt- und Arbeitsstrukturen aufgebaut, mit denen Digitalisierung als Querschnittsthema abgebildet werden kann, wie z. B. eine Arbeitsgruppe oder ein Arbeitskreis. Nach einem Kick-Off mit dem beauftragten interdisziplinären Planungsteam sollten regelmäßige Treffen zwischen Auftraggeber/-in, weiteren beteiligten Akteuren und Dienstleister/-in angesetzt werden.

Schon während der Vorbereitungsphase können Initiativen zur Sensibilisierung für den Mehrwert der Digitalisierung von der Verwaltung und später durch das beauftragte Planungsteam geplant und durchgeführt werden. Leicht verständliche Umsetzungsbeispiele und Erfahrungsberichte aus anderen Städten, Gemeindeverbünden oder Quartieren sollten hierfür frühzeitig identifiziert, kommuniziert und ihr konkreter Mehrwert für die Verwaltung oder betroffene Bürger/-innen deutlich gemacht werden. Einfach realisierbare Quick Wins, d.h. leicht und schnell umsetzbare Vorzeigeprojekte, können dabei helfen, den praktischen Mehrwert von Digitalisierungsprojekten für die Bürgerschaft zu verdeutlichen. Wenn möglich, sollten diese als Sofortmaßnahmen schon während der IDEK-Erstellung initiiert werden.

Prozessschritte der Phase Null

Die Phase Null zeichnet sich durch drei wichtige Prozessschritte aus: die Organisation in den Kommunen, die Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibung und Vergabe sowie ein Kick-Off-Termin mit dem beauftragten interdisziplinären Planungsteam.

Organisation in den Kommunen

Verwaltungsinterne Organisation

Bevor das digital-städtebauliche Entwicklungskonzept (IDEK) ausgeschrieben wird, ist es sinnvoll, eine verwaltungsinterne Arbeitsgruppe oder einen Steuerungskreis für das IDEK einzurichten. Der Steuerungskreis erleichtert die interne Abstimmung zwischen den beteiligten Fachämtern und Auftraggebern und -nehmern. Während der IDEK-Erarbeitung empfiehlt es sich, Abstimmungstermine mit dem Steuerungskreis im regelmäßigen Turnus (z. B. monatlich) anzusetzen. Die Koordination liegt im Normalfall in der Verantwortlichkeit der Planungs- oder der Digitalisierungsstellen der Verwaltungen.

Verständigung zu übergeordneten Zielen des IDEKs

Noch bevor die Vergabe erfolgt, sollte ein frühzeitiger Abstimmungsprozess zum übergeordneten Ziel, dem Zweck und dem zu erwartenden Nutzen eines IDEKs innerhalb der Kommune stattfinden. Dafür ist es von Vorteil, Schnittstellen mit den Planungszielen und Vorhaben anderer Fachämter abzufragen und nach inhaltlichen Anknüpfungspunkten zu suchen. Ein klares Verständnis zum IDEK und dessen Mehrwert sollte auch bei den kommunalen politischen Verantwortungsträgern sichergestellt werden. Je besser das gemeinsame Verständnis über den Anlass und die Ziele des IDEKs zwischen den involvierten Akteuren, desto effektiver kann die IDEK-Erstellung später durch das Planungsteam erfolgen. Für einen gelungenen Einstieg in die IDEK-Entwicklung bedarf es einer einheitlichen Haltung zu Digitalisierungsbedarfen und der allgemeinen Rolle der Digitalisierung innerhalb der Gemeinde, des Gemeindeverbundes bzw. des Quartiers.

Checkliste: Übergeordnete Fragestellungen zum IDEK

• Welches übergeordnete Ziel soll mit dem IDEK verfolgt werden?
• Was ist der erwartete Nutzen des IDEKs?
• Welchen Beitrag kann das IDEK für quartiersbezogene, gesamtstädtische bzw. regionale Ziele leisten?
• Was sind bestehende Herausforderungen bzw. bereits fest verankerte Zielvorstellungen zur Weiterentwicklung der Gemeinde, des Gemeindeverbundes bzw. des Quartiers, (wo) kann das IDEK anknüpfen?

Frühzeitige Einbindung von wichtigen Akteuren

Neben der internen Abstimmung zu den übergeordneten Zielen des IDEKs stellt die frühzeitige Einbeziehung wichtiger Akteure und Stakeholdern mit Digitalisierungsbezug einen zweiten zentralen Schritt der Phase Null dar. Akteure mit Digitalisierungsbezug können beispielsweise Geodatenämter oder öffentliche Unternehmen wie Stadtwerke sein. Gerade für kleinere Gemeinden im ländlichen Raum bietet sich ein Blick über die eigenen Gemeindegrenzen hinweg an, um die in der Region vorhandene Expertise einzubeziehen, sich auszutauschen und zu vernetzen. Wurde eine Übersicht der digitalen Akteurslandschaft erstellt, können ausgewählte Akteure über das IDEK-Vorhaben informiert und in die weitere Vorbereitung eingebunden werden. Digitale Akteure bringen oft eine wertvolle Expertise für die IDEK-Erarbeitung mit. Um diese effektiv in den Prozess einbeziehen zu können, ist zu klären, in welcher Form und in welchem Umfang, zu welchem Zeitpunkt und zu welcher Fragen- bzw. Themenstellung sie einfließen soll.

Sammeln von bereits vorhandenen Digitalisierungsprojekten und -projektideen

Für die Erfassung grundlegender Ziele und Fragestellungen zum IDEK-Prozess sowie Maßnahmenvorschläge empfiehlt sich das Anlegen eines Ideenspeichers. Darüber hinaus können bereits vorhandene Projektinitiativen und -ideen für Digitalisierungsprojekte zusammengetragen werden, um diese von Beginn an im IDEK-Prozess zu berücksichtigen.

Ausschreibung und Vergabe

Die Ausschreibung des IDEKs und die Vergabe des Auftrags an ein interdisziplinäres Planungsteam sind durch die Verwaltung zu koordinieren und durchzuführen. Wichtige Meilensteine dieses Prozessschrittes sind:

• die Anfertigung der Ausschreibungsunterlagen
• die Entscheidung über und die Durchführung eines Ausschreibungsverfahrens durch die Kommune
• die Bewertung der eingehenden Angebote
• der Vertragsschluss mit dem Planungsbüro bzw. Konsortium

Der Zeitaufwand für diesen Prozessschritt sollte ausreichend bemessen werden. Insbesondere in Großstädten ist aufgrund umfangreicherer interner Abstimmungsprozesse ein größerer zeitlicher Vorlauf einzuplanen.  

Ausschreibung

Für das Ausschreibungsverfahren kommen verschiedene Vergabeoptionen in Frage. Empfohlen wird jedoch eine beschränkte Ausschreibung mit Aufforderung zur Angebotsabgabe im Rahmen eines zweistufigen Vergabeverfahrens mit Teilnahmewettbewerb. Die Ausschreibung kann in der Regel im EU-Unterschwellenbereich erfolgen. Im Vergleich zur Ausschreibung eines ISEKs sollte bei der Bepreisung eines IDEKs auf die zusätzlich anfallenden Arbeitspakete durch die Berücksichtigung des Handlungsfelds Digitalisierung und den zusätzlichen Prozessschritt der digitalen Potenzialanalyse geachtet werden.

Vergabe

Bei der Vergabe sollte das Verhältnis von Qualität und Wirtschaftlichkeit des Angebots ausschlaggebend für den Zuschlag sein. Über Angebotspräsentationen können Qualitätsunterschiede der Bietenden bzw. die Übereinstimmung des Angebots mit den gemeindlichen, quartiersbezogenen bzw. regionalen Zielstellungen und Bedarfen besser erkannt werden. Darüber hinaus ist auch die Prüfung der Angebote durch mehrere Kolleg/-innen empfehlenswert.

Kick-Off mit Planungsteam

Der Kick-Off mit dem Planungsteam dient dem gegenseitigen Erwartungsabgleich und dem gemeinsamen Kennenlernen

Zu Beginn der IDEK-Erarbeitung sollte ein gemeinsamer Termin mit dem beauftragten interdisziplinären Planungsteam und weiteren involvierten Akteuren der kommunalen Seite erfolgen. Der Kick-Off dient dem gemeinsamen Kennenlernen und dem gegenseitigen Erwartungsabgleich. Die Kommunikation zum IDEK sollte auf Seiten der Verwaltung klar erfolgen; insbesondere die Motivation und Vision zum IDEK sowie dessen Zweck und Nutzen sollten spätestens beim Kick-Off deutlich vermittelt werden. Offene Fragen zu einzelnen Arbeitspaketen, zur Aufgabendurchführung und der methodischen Herangehensweise können geklärt werden. Ziel ist es, ein gleiches Verständnis zur zeitlichen Planung des Gesamtprozesses und der kommunikativen Abstimmung während der Projektlaufzeit zu schaffen.

Für den gesamten IDEK-Erarbeitungsprozess ist die Einrichtung regelmäßiger Abstimmungstreffen mit den Hauptansprechpartner/-innen bzw. den zuständigen Personen auf Seiten der Kommunen sinnvoll. Darüber hinaus können die interdisziplinären Planungsteams auch in verwaltungsinterne Arbeitsgruppen oder Steuerungskreise eingebunden werden. Verwaltungsintern sollte die aktive Mitarbeit aller Akteure sichergestellt werden, beispielsweise für die zeitnahe Bereitstellung von Daten und Informationen aus den unterschiedlichen Ressorts bzw. Abteilungen. Um die effektive und effiziente Kommunikation zwischen Auftragnehmer/-in und der Verwaltung zu gewährleisten, ist eine bzw. ein Treiber/-in in der Verwaltung empfehlenswert, die bzw. der den IDEK-Prozess federführend vorantreibt und die unterschiedlichen Akteursgruppen zusammenführt.

Unterschiede in den gemeindlichen Voraussetzungen und Erfahrungswerten mit räumlichen Entwicklungskonzepten oder Digitalstrategien können zu verschiedenen Entwicklungsgeschwindigkeiten bei der IDEK-Erarbeitung führen. Für eine erfolgreiche IDEK-Erarbeitung sind drei Faktoren zentral:

• Akzeptanz schaffen (nach innen und nach außen) und alle Akteure mitnehmen
• Erfahrungen und Erkenntnisse sammeln und austauschen
• Druck abbauen, beispielsweise hinsichtlich einzuhaltender Zeitschienen oder vorgesehener Ressourcen